Según el conocido autor, Manuel Antonio Carreño, una secretaria debe ser:
1. Eficiente, discreta y respetuosa.
2. Debe vestir bien y, en la medida de lo posible, ser agradable, y porque no, lucir atractiva. Debe evitar vestuarios demasiado llamativos o extravagantes.
3. Debe llevar un maquillaje y peinado adecuados.
4. Debe tener relaciones cordiales pero impersonales con su jefe.
5. Debe congeniar con sus compañeros de trabajo, pero sin llegar a tener relaciones demasiado personales que puedan dar lugar a tener malas interpretaciones.
6. Las comidas con el jefe y compañeros de oficina deberán ser de trabajo, dejando para otras ocasiones las invitaciones con otra finalidad que no sea la de trabajo.
7. Debe ser discreta y prudente, y no revelar conversaciones u otro tipo de información que pueda escuchar en las distintas reuniones o conversaciones en las que esté presente.
ETIQUETA Y PROTOCOLO
El respeto y la consideración juegan un papel importantísimo en el entorno de la secretaria de éxito.
La etiqueta se basa en las reglas del decoro que guían y gobiernan el comportamiento humano.
El protocolo de antes se entendía sólo como una parte de las relaciones oficiales, ceremoniales y diplomáticas.
El protocolo es la etiqueta en las relaciones profesionales en este mundo globalizado, moderno y tecnológico en que vivimos hoy en día.
Con el protocolo se perfecciona la actividad empresarial y no solamente entre la empresa y sus clientes externos sino también dentro de ella, mejorando las relaciones personales con los clientes y con los compañeros de trabajo.
En todas las funciones de la secretaria el trato y desempeño serán los mismos en cuanto a educación se refiere:
Salude a todas las personas en su entorno, pero con “buenos días o buenas tardes” pero no “buenas” a secas como pretende la “supuesta modernidad.”
Mencione “señor” o “señora” después de saludar o al dirigirse a un cliente, según sea el caso.
Trate de “usted” a todas las personas de su entorno aunque sean jóvenes, especialmente al jefe y si es joven y buen mozo con mayor razón.
No tutee a los clientes, espere su permiso para hacerlo.
No masque chicles ni mucho menos haga globos delante de otras personas.
No bese a los clientes, al jefe ni a los compañeros de trabajo. Simplemente salude con energía positiva y buen humor.
No confunda un evento social con su centro de trabajo. Respételo al igual que su uniforme y logo de la empresa.
No fume, no coma ni beba, tampoco retoque su maquillaje en público.
Llegue a su centro de trabajo arreglada y con una buena higiene personal.
No use escotes profundos, tacos aguja, accesorios llamativos ni mini falda. ¡Todo tiene su momento!
Use el cabello recogido siempre, ese es el “look” de la mujer ejecutiva exitosa. No lo deje suelto ni con las raíces crecidas por falta de tinte.
• Utilizar un tono de voz bajo y bien modulado.
• Saber escuchar.
• Mirar a los ojos a nuestro interlocutor.
• No hablar excesivamente de nuestros propios intereses.
• No jactarnos de nuestras cualidades ni hablar en exceso de nuestros bienes.
• Evitar el uso de bromas pesadas.
• La edad y la virtud de una mujer no se deben cuestionar.
• Evitar discutir sobre temas de política o religión con desconocidos.
• Evitar las quejas continua de nuestro trabajo y de nuestra vida en general. Esta actitud sólo provoca el reforzamiento de esa situación y que los demás rehuyan nuestra compañía.
• Evitar el uso de palabras vulgares tanto de palabras rebuscadas y gestos exagerados, son una clara señal de inseguridad.
• Evitar ser arrogante, petulante. La sabiduría no se impone simplemente se manifiesta y los demás la perciben.
• Respetar lo ajeno.
• Las oficinas Privadas (en las oficinas) y las habitaciones (en las casas), no deben penetrarse sin antes tocar a la puerta y esperar aprobación.
• Evitar discusiones estériles.
• Por Favor Y Gracias son palabras mágicas que nos abren todas las puertas.
• Sonría al solicitar, ofrecer o agradecer un servicio o favor.
• Aceptar los defectos de los demás. Es la única opción en nuestra relaciones humanas, pues cada persona es un universo, con sus virtudes y sus defectos.
• Responder siempre a una invitación que se le haga, ya sea confirmando su asistencia o excusando su ausencia.
• En los templos, en los teatro, en los cines, en cualquier lugar donde debamos caminar por una fila de asiento hasta lograr acomodarnos, debemos hacerlo de frente a los que están sentados. Dar la espalda es señal de desconsideración y mala educación. Además debemos hablar en voz baja y estar pendiente de quien llega para saludarlo con una señal o con un gesto, ya que hablar en voz alta denota poco refinamiento.
2. El arte de la mesa para comidas formales y semiformales
La Mantelería:
Blanca para grandes ocasiones, colores pasteles para las menos formales. Las servilletas deben ser del mismo color.
• La Vajilla:
El plato base es sólo un soporte. Es de mayor tamaño que los demás. Estos últimos se escogerán de acuerdo con el menú seleccionado.
• Los Cubiertos:
Se colocan de afuera hacia adentro, en el orden en que van a ser utilizados. Los tenedores a la izquierda, salvo el tenedor para el plato de entrada que no requiera cuchillo.
• Cuchillos y Cucharas van al lado derecho. Los cuchillos se colocan con el filo hacia adentro.
• Al hablar, no acciones con los cubiertos en la mano.
• El agua puede ser servida antes de pasar a la mesa.
• El vino tinto se sirve a temperatura ambiente, pero fresca.
• Los vinos Blancos y Rosados se sirven fríos.
• Los Alimentos se llevan a la boca sin inclinar el cuerpo.
• Cada porción de carne u otros alimentos, se corta al momento de ingerirla.
• No mueva los alimentos alrededor del plato.
• Del pan sólo se parte el pedazo que se va a comer.
• Alimentos que se comen con las manos: Espárragos, camarones con colas, frutas tales como uvas, fresas, cherries.
• Los espaguetis no se cortan, se envuelven en el tenedor, sobre la base de una cuchara.
• Al servir el postre se retiran todos los platos anteriores.
• El café y los digestivos se sirven fuera de la mesa
Horas para servir bebidas internacionales
10:00 a.m. Te y café
11:00 a.m. Bebidas largas: Refrescos, jugos, ponches de frutas, cocteles largos.
12:00 a.m. Aperitivo: Todas las bebidas cortas (Vermouth, Jerez, Malaga, Oporto, Cócteles cortos)
2:00 p.m. Digestivo: Café, licores y aguardientes.
4:00 p.m. Café, té, refrescos, jugos, ponches de frutas.
6:30 p.m. Aperitivos
8:00 p.m. Aperitivos
10:00 p.m. Digestivos
11:00 p.m. Hora de las bebidas largas (Té, tisanas, jugo de naranja, grape fruit, champagne, cerveza, whisky con agua o soda)
3. Como Conducirse En La Mesa
La mesa, es uno de los lugares donde se pone de manifiesto el grado de educación de una persona.
No debemos sentarnos en la mesa antes que nuestros padres y/o de las personas que forman el grupo de comensales.
Hay que sentarse a una distancia conveniente, es decir ni muy cerca ni muy lejos. Así podremos comer con naturalidad y soltura.
No debemos extender los pies debajo de la mesa ni apoyar en ella todo el antebrazo, ni subir los codos.
Cuando lo que necesitemos no este en la mesa no debemos levantar ni extender el brazo por delante de una persona, lo correcto es pedirlo a la persona que esté más cerca de eso que necesitamos.
Al sentarnos en la mesa, debemos tomar la servilleta (de tela), desdoblarla y extenderla sobre las rodillas. Con la servilleta de tela sólo se limpian los labios.
Es un acto de mal gusto olfatear las comidas y las bebidas, tampoco debemos soplarlas cuando estén calientes.
No comer ni demasiado rápido ni muy despacio.
La cuchara y el cuchillo se manejan siempre con la mano derecha. El tenedor sólo se maneja con la mano derecha cuando el alimento no tiene que dividirse con el cuchillo.
Para trinchar ni para servir nos debemos poner de pie.
Para tomar el cuchillo se debe tomar por el mango, con los tres primeros dedos: Pulgar, índice y mayor.
El cuchillo, se usa sólo para cortar y ayudar al tenedor, nunca se lleva a la boca.
El tenedor, se emplea para comer carne, legumbres y otros, se agarra igual que el cuchillo pero con la mano izquierda y se vuelve la palma de la mano hacia arriba y apoya el tenedor en el dedo mayor, sosteniéndolo con el pulgar por y el índice adherido al mango.
La cuchara, debemos usarla como el tenedor y sólo para líquidos y semilíquido. No introduzca toda la cuchara en la boca ni la roca con los diente . Se usa en la mano derecha.
El vaso, se toma con la mano derecha. Nunca levantes el meñique al tomar el vaso.
La copa, se toma por la columnilla.
La botella, se coge con los cuatros dedos a la derecha y el pulgar a la izquierda.
Los platos, es de lama costumbre servirlos bien llenos. No se debe servir mayor cantidad de alimentos o bebidas de las que vayamos a comer o tomar de una vez.
Los vasos y tazas, no deben servirse hasta rebosar.
Cuando acabes de comer dejas el cuchillo y el tenedor dentro del plato con el mango en dirección hacia ti. Es señal para retirarlos.
Para levantarte de la mesa espera que lo haga el anfitrión o los mayores pero si tuvieras que hacerlo antes excúsate cortésmente.
Como servir la mesa
- En la mesa se da preferencia al servir a los invitados.
- Si tuvieras que servirte a ti mismo hazlo con moderación.
- Nunca se debe hablar mientras se está sirviendo.
- Cuando tengas que rechazar algo lo haces delicadamente.
- No debemos doblar la servilleta cuando acabemos de comer.
- No debemos acercar la silla a la mesa al terminar de comer.
- Si nos indican donde sentarnos debemos hacerlo sin objeción.
- Al sentarnos no debemos hacer ruido
.
Comer diferentes tipos de alimentos
Carne
Se debe cortar cada vez un pedazo, con el tenedor y el cuchillo, luego se lleva a la boca con el tenedor en la mano izquierda.
El Pescado
Llevarlo a la boca con el tenedor y sólo se emplea el cuchillo para separar las espinas.
El pan se come quitando pedazos y se lleva a la boca, nunca se lleva todo el pan a la boca.
Si se desea poner mantequilla se le pone al pedazo que se llevará a la boca.
Las legumbres y ensaladas se comen con el tenedor, nunca se deben mezclar con otro tipos de alimentos.
Las frutas manzanas, peras, melones, melocotones, guineo, entre otras, se dividen en pedazos según su tamaño y se toman con el tenedor.
Aceituna, cerezas, naranjas, fresas, uvas, entre otras, se llevan a la boca con la mano o con una cucharilla luego las semillas se reciben en la mano discretamente. En el caso de las uvas se puede tomar un racimo pequeño en la mano.
El guineo entero, se cortan los extremos y luego ayudado con el cuchillo se rasca su cascara, se deposita en el plato y se corta con el cuchillo en rodajas (ruedas) a medidas que nos los vamos comiendo.
Las Almendras, nueces, avellanas, se habren con un cascanueces o rompenueces. Nunca con los dientes.
Las galletas y/o pastas secas es permitido tomarlos con las manos.
El pollo, langosta, cangrejo, carnes con hueso se permite comer con la mano cuando ya no se pueda continuar con el tenedor.
El café, Té o Leche se sirven caliente, en tazas, para enfriarlos no soples, ni vacíes en el platillo. El café complemento de la comida.
El salcocho se sirve en la mesa en envases diferentes, caldos separados de víveres y carnes.
El vino, sidra, cervezas se sirven en copas y se usan para ayudar a la digestión
Como poner una mesa
No.1 Tenedor No.
No.2 Tenedor plato fuerte No.
No.3 Plato base No.
No.4 Cuchillo plato fuerte
No.5 Cuchillo pescado
No.6 Cuchara consomé
No.7 Cucharilla de postre
No.8 Tenedor de postre
No.9 Copa de agua
No.10 Copa vino tinto
No.11 Copa vino blanco
No.12 Platico del pan
Es correcto a mano izquierda o mano derecha, nombre del comensal. Es correcto en cualquiera de los lados.
Diferentes tipos de cubiertos
1- Cuchara de Postre
2- Tenedor de Mesa
3- Cuchillo de Mesa
4- Cucharilla de Café
5- Tenedor de Postre
6- Cuchillo de Postre
7- Cucharilla Moka
8- Tenedor Lunch
10- Cuchara de Salsas
11- Tenedor de Pescado
12- Cazo de Sopa
13- Cuchara de Mesa
14- Pala de Huevos Fritos
15 y 16- Set de Servir Pescado
17 y 18- Set de Trinchar
19- Pala de Tarta
20 y 21- Set de Servir Fuentes
4. Las Bebidas
Lo primero que se sirve, es el azúcar y luego el líquido. Cuando se va a brindar a las personas se coloca:
A- El asa de la taza del lado derecho
B- La cucharilla del azúcar delante cuando se le pasa a la persona quien lo va tomar se coloca el aza del lado izquierdo, para que la persona reciba del lado derecho.
El plato del café, nunca debe ser depositado en la mesa.
Después de tomar el café (sobremesa), lo correcto es brindarle el licor.
La cuchara que sirve para servir el azúcar, al café se llama cuchara ¨Mara¨
Agua Ardiente
Es toda bebida alcohólicas que se destila de frutas, cereales o granos en un aparato llamado alambique.
EJ: De Aguardientes Famosos.
EL RON Destilación de la caña de azúcar
COGÑAC Hecho de uvas
CALVODOS Hecho de manzana
WHISKY Se destila de la cebada.
Bebidas Largas
Es bebida de volumen que se sirve en vaso o copa que tenga volumen.
Ej. de Bebidas Largas
- Agua
- Jugos Naturales
- Jugos Efervescentes
- Cerveza
- Tom Collins
- Soombi
- Piña Colada
- Champan
- Sidra
Bebidas Cortas
Son de poco volumen, se sirven en recipientes pequeños.
Ej. De Bebidas Cortas.
- Coñac
- Ponche
- Vinos
- Licores
- Vermuth
- Alexander
Los Vinos
Los Vinos de Mesa:
Son aquellos que acompañan la comida.
En la Entrada - Se sirve el Vino Blanco
En el plato Fuerte - Vino Tinto (De menos cuerpo)
Para los Quesos - Vino Tinto (De más cuerpo)
Temperatura de los Vinos:
Champan - Bien Frío
Vino Blanco - Seco
Vino Blanco Licoroso - Frío
Vino Rosado -
Vino Tinto - A medio Ambiente.
Diferentes estilos de copas y vasos
5. El Menú Internacional
- Entrada
- Plato fuerte
- Ensalada
- Quesos
- Postre
- Frutas
Entrada: Todo aquello que te dé apetito (consomé, Sufflé, Pescado, Langosta)
Plato Fuerte: Plato Principal (carnes rojas, con sus legumbres conocidas)
Quesos: Por lo general se ponen tres tipos.
Postre:
Frutas: Naturales que se coman con las manos.
La Buena Anfitriona Debe Tener Presente:
La tarjeta de invitación (cóctel, recepción, etc.)
La redacción es clásica, la tarjeta de invitación puede ser de cualquier tamaño, pero que tenga estética.
Se debe de enviar de 15 días a un mes de anticipación de pendiendo de la importancia de la fecha y/o el número de habitaciones.
Si se presenta una fiesta de improviso se llama por teléfono para invitar.
Se debe responder al R.S.V.P. en el transcurso de las 72 horas.
R.S.V.P.
De este lado va todo incluso: Hora y fecha
Todo cóctel o recepción tiene su línea de recibo, esa fila está de pie, la línea comienza con el anfitrión y sigue la esposa e hijos grandes.
Si hay invitados especiales, sigue después de los anfitriones.
Esta fila durará de acuerdo al número de invitados.
Nunca se ve el reloj.
6. El Protocolo En Las Presentaciones
Es el orden de las presentaciones según los ingleses se presenta primero a las gentes de más categoría.
En una línea de recibo no hay presentación, sólo es saludo.
Las Tarjetas de: Visitas, personal o Profesionales.
Nunca debe faltar en un hogar y es muy necesaria.
La impresión debe ser sobria, clásica, las letras deben ser negras y sin relieve.
Ej. de tarjeta para invitar- estos son 2 ejemplos de las tantas formas y depende a lo que se
invite y quien invite.
Traje de fiesta R.S.V.P. Uniforme R.S.V.P.
Uniforme y Condecoraciones Calle Del Sol 48
• R.S.V.P.
Repondez S´ il vous plait
Responder por favor.
Tarjetas Diplomáticas
- Tamaño para Hombre: 3 ½ x 2 (alto)
- Tamaño para damas: 3 ½ x 3 (alto)
p. p. Para presentar
p. r. Para dar gracias
p. f. Para felicitar
p.c. Para condolencia o pésame
p. p. c Para despedirse
Siempre las iniciales van en minúscula abajo a la izquierda.
7. Como conducirse en las diferentes actividades sociales
La Conversación
La conversación es un cambio de ideas sobres diferentes puntos. A través de la conversación desahogamos situaciones al mismo tiempoque adquirimos conocimientos.
La conversación nos brinda agradable momentos en nuestra vida diaria.
Debemos respetar la opinión de los demás, debemos aprender a escuchar y evitar discutir.- aunque advierta un error no debes corregirlo.
Cuando no domines un tema tu silencio será la mejor postura. Es más digno hablar poco y bien que mucho mal.
Cualidades de la conversación
El lenguaje debe ser siempre culto, decente y respetuoso.
Hablar con moderación, sin alzar la voz.
No seas extremitas (ni hablar muy bajo Ni muy fuerte).
La mujer se destaca por la dulzura de su voz.
Se debe dirigir la vista a la persona con quien hablamos.
Al responder no basta decir si o no, se debe añadir la palabra señor, señora, señorita, etc..
No interrumpir a la persona que hablan.
Defectos de la conversación
No es correcto poner apodo o sobrenombre a una persona.
Cuidar de las bromas pues pueden apenar o herir la susceptibilidad de los demás.
No apelar a la burla y/o ironía.
No hablar mentira.
Otro defecto es la murmuración y la calumnia.
No criticar, ni adular.
El saludo
El saludo es una expresión de respeto y cordialidad.
El saludo nunca debe ser frío y orgulloso.
Cuando se estrecha la mano de una dama o la de un superior, debe hacer simultaneamente una inclinación en señal de respeto.
Las visitas
Antes de invitar a una persona a quedarse en tu casa, piensa si podrás dar las comodidades que disfruta en su hogar.
Trata de conocer las diferencias del invitado, en lo que respecta a laalimentación y costumbre.
Debes mostrarte siempre amable, atento al igual que toda la familia.
Si eres el invitado compórtate bien hasta el final y cuando te hayas retirado de la casa después de unos días debes agradecer los favores recibidos ( Carta y/o Tarjeta ).
Las visitas son indispensables para el cultivo de la amistad.
Debemos oportunamente a nuestros amigos, sea para felicitarlo por algún motivo, sea para despedirnos si nos vamos a ausentar, o para agradecer algún favor que nos han dispensado o para darles el más sentido pésame.
No entremos nunca en una casa, sin llamar previamente a la puerta.
Nuestras visitas a las personas con quienes no tengamos mucha confianza, deben ser siempre de corta duración.
Cuando nos encontramos de visitas en una casa y entra otra persona nos pondremos de pie y no se toma asunto hasta que aquello no lo hace.
Al presentarse la persona que viene a recibirnos nos dirigimos hacia ella y la
saludaremos con toda cortesía sin adelantarnos nosotros a darle la mano.
Debemos ponernos de pie a despedirse a la visita y permanecer hasta que haya
terminado la despedida.
Procuremos que la personas que nos visiten se despidan de nosotros satisfecha de la manera como les hemos recibidos, tratado y obsequiado.
Al retirarse de nuestra casa debemos acompañarla hasta la puerta de la sala, si tenemos otras visitas y hasta la puerta de la calle si estamos solo.
Los regalos
Los regalos se ofrecen con motivo de:
Cumpleaños
- Bautizo
- Matrimonio
- Navidad, etc...
Al elegirse los regalos debe tener en cuenta:
- A quien se le entrega
- Su utilidad
- Como pueda constituir un recuerdo
- No hacer regalo de tal manera que parezca pago de precio por determinada razón.
Si se le hace un regalo, no se debe vender o regalar a otra persona por que no sea de mi agrado.
MISIÓN DE LA SECRETARIA
Es brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar la vigilancia de los procesos que se siguen dentro de la empresa.
PERFIL DE LA SECRETARIA
Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características:
- Buena presencia.
- Persona de buen tacto, amable, cortes y seria.
- Excelente redacción y ortografía.
- Facilidad de expresión verbal y escrita.
- Persona organizada y proactiva.
- Facilidad para interactuar en grupo.
- Dominio de Windows, Microsoft, office e internet.
- Brindar apoyo a todos los departamentos.
- Desempeñarse eficientemente en el cargo.
- Aptitud para la organización
- Buenas relaciones interpersonales.
- Dinámica y entusiasta.
- Habilidades para el planteamiento, la planeación, la motivación, el liderazgo y la toma de decisiones.
- Capacidad para el trabajo en equipo y bajo presión.
FUNCIONES DE LA SECRETARIA
¯ Ser puntual en todas sus actividades.
¯ Redactar las solicitudes por parte del departamento de servicio al cliente.
¯ Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento del servicio.
¯ Recibir e informar asuntos que tengan que ver con el departamento asignado y correspondiente para que todos estén informados y se pueda desarrollar bien el trabajo.
¯ Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.
¯ Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier función o departamento dentro de la empresa.
¯ Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado al jefe de los compromisos y demás asuntos.
¯ obedecer y realizar instrucciones que sean asignadas por el jefe.
¯ Mejorar el aprendizaje continuamente.
¯ Ser eficiente y eficaz en cada una de las situaciones que se presenten.
¯ Ser dinámica, creativa y proactiva según las situaciones que se presenten.
¯ Evaluar y reevaluar constantemente sus funciones.
CARACTERÍSTICAS INDISPENSABLES DE LA SECRETARIA
Desempeñar el rol de secretaria significa frecuentemente ser la cara en la institución hacia afuera:
los clientes, el teléfono o la correspondencia. La profesión de secretaria es mucho más que un simple trampolín para acercarse a otro puesto u escalar de posición en una organización o verlo como un pasatiempo. El cargo de secretaria en una empresa es un puesto de gran importancia y responsabilidad.
ASPECTOS ESENCIALES EN LA SECRETARIA
Organización:
Debe tratarse de personas metódicas y responsables.
Capacidad de trabajo:
Han de poder hacer tres o cuatro cosas a la vez y adaptándose continuamente a los cambios.
Don de gente:
Tiene que ofrecer la mejor imagen posible, han de ser amables, comunicativos y capaz de relacionarse con todos los compañeros.
Discreción:
Por las manos de una secretaria circulan asuntos que afectan a todos los departamentos; de ella se espera que mantenga el secreto profesional. Iniciativa para resolver problemas.
DESEMPEÑO DE LA SECRETARIA
Para ser una buena secretaria en el ámbito laboral se necesita ser una persona de buen tacto, amable y cortes, que en sus documentos tenga una excelente redacción y ortografía con mucha facilidad de expresión verbal y escrita.
La secretaria debe ser una persona practica y organizada que tenga facilidad para interactuar en grupo, también debe brindar apoyo a todos los demás departamentos teniendo y generando así buenas relaciones interpersonales para facilitar el desempeño eficiente en su cargo. Debe tener la capacidad para trabajar en equipo y bajo la presión de sus jefes.
CUALIDADES QUE DEBE REUNIR UNA SECRETARIA
Es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de confianza, como lo es el cargo a secretaria, dado que tiene acceso a material reservado. Hay que mantener el material alejado de miradas indiscretas, además de todo lo que pasa por sus manos. La discreción también es aplicable a la hora de elegir la vestimenta adecuada para el ambiente laboral.
2. Puntualidad:
ten en cuenta que la puntualidad es una manifestación de seriedad y formalidad. No solamente para llegar al trabajo si no a la hora también de entregar un trabajo, en el cumplimiento de los horarios de entrega o calendarios asignados a cada tarea.
3. Paciencia:
esta es una indispensable si eres secretaria, enfurecer jamás ha dado buenos resultados, solo sirve para descargar nuestros nervios sobre los demás. Debemos mantener la tranquilidad cuando las cosas no van como se espera; si eres de carácter nervioso, refrena tus impulsos y no te dejes dominar por ellos.
4. Organización:
una secretaria debe ser organizada sin excusas; las personas que se relacionan con ella deben tenerle confianza en casi todos los aspectos y estar tranquilos de que tendrán el trabajo solicitado a tiempo y forma. Significa que se tiene que tratar de alcanzar los objetivos a los que se ha comprometido, pero también significa no adquirir compromisos que no se puedan cumplir.
5. Lealtad:
es otra de las características indispensables para el cargo. Sin embargo, lealtad no significa quedarse en las buenas y en las malas, o dedicarse a pesar de… significa que nos damos cuenta de las debilidades de los superiores y no las revelamos; defendemos, si es necesario, a los que trabajan con nosotros. También abarca la dedicación al trabajo, rindiendo y queriendo que la empresa tenga éxito en sus emprendimientos y trabajar para ello.
6. Tacto:
implica hacer lo debido en el momento adecuado. No ser amable, sino ver si la persona está satisfecha. Solucionar un problema sin dar explicaciones y sin evitar responsabilidades. Por ejemplo: un cheque no está firmado. No somos responsables por este hecho pero atendemos a la persona y manejemos la situación.
7. Responsabilidad:
es vital en un cargo a secretaria. Una profesional evita cometer errores de cualquier tipo, se comporta con diligencias ante las visitas y se atiene con puntualidad a los horarios, mantiene el orden de la oficina y es discreta en el teléfono.
ETIQUETA Y PROTOCOLO DE LA SECRETARIA MODERNA
Las relaciones comerciales, laborales y sociales exigen pautas de comportamiento que garanticen armonía y bienestar para las personas que participan en ella. Las personas cultas logran distinguirse, entre otras razones por su presentación personal y por cumplir las normas de cortesía y etiqueta.
Etiqueta
Estas normas facilitan la convivencia de familiares, vecinos, compañeros y la humanidad en general.
Saludar y responder al saludo.
Reconocer y respetar los derechos de los demás.
Identificar, tomar conciencia y cumplir con los deberes.
Desempeñar el trabajo con gusto, orden y eficiencia.
Comportarse con caballerosidad o feminidad en todo momento.
En la mesa
En algunas ocasiones se realizan eventos empresariales en los cuales se comparte la mesa con compañeros y directivos sin que el comportamiento social deba ser diferente del que se utiliza cotidianamente, a continuación se presentan algunas recomendaciones:
Cuando inviten a pasar a la mesa, no dirigirse a ninguno de los puestos, esperar a que señale el lugar que debe ocuparse.
No tomar asiento hasta que el anfitrión o el dueño de casa lo haga o lo indique explícitamente.
Adoptar una posición erguida.
No apoyar los codos en la mesa, estos deben estar a los costados del cuerpo. El borde de
la mesa debe coincidir con el punto que corresponde a la mitad del antebrazo.
Empezar a comer cuando hayan servido a todos los comensales.
No elevar los codos, cuando se utiliza los cubiertos.
No hablar con la boca llena.
No llevar la boca a los alimentos. No hay que acercar la cabeza al plato, sino que el
cubierto lleve el alimento a la boca.
No tomar un trago de agua, vino o cualquier bebida con la boca llena.
No utilizar demasiado la servilleta, mantenerla sobre las piernas.
No limpiar cubiertos, copas o vasos con la servilleta, si hace falta, pedir que los cambien.
COMUNICACIÓN SECRETARIAL
Es la herramienta esencial a través de la cual se organizan las acciones de una persona en una organización.
Fundamentos de la comunicación
Proceso
Flujos de la comunicación
Ascendente
Descendente
Lateral
Beneficios de la comunicación
Desaparecer los rumores y la radio de pasillo
Se comprenden mejor los problemas
Se moviliza la capacidad colectiva de solución de problemas
Favorece la identificación del personal
Incrementa la participación
Se establecen políticas basadas en la consulta y en el consenso
Aumenta la productividad
La participación recibe el adecuado reconocimiento
Barreras en la comunicación
Clasificadas en:
Barreras en el emisor
Barreras en la transmisión
Barreras en el receptor
Barreras físicas
Barreras semánticas
Barreras psicológicas
Tipos de comunicación
Escrita
Verbal
Corporal
Mecanismos de comunicación
Palabras
Imágenes
Acciones
Gestos
Contextos
“la comunicación lo es todo”
Comunicación efectiva
Simplificación y precisión en mensajes escritos
Capacidad de escucha empática
Coherencia entre el mensaje y la acción
3 Q
- Que comunicar
- Quien da la información
- A Quien se le va a comunicar
3 C
- Cuando comunicar
- Como comunicar
- Cuanto comunicar
COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
la comunicación existe siempre en las organizaciones (formal e informal)
los empleados necesitan comunicarse con sus superiores
la comunicación es un proceso continuo y acumulativo
la comunicación efectiva requiere canales múltiples
los canales más eficaces son los bidireccionales (con interacción)
5 Pasos para una comunicación eficaz
enunciar el punto central en la primera oración
establecer a donde queremos llegar
enumerar los puntos a tratar
Una idea por vez:
expresarnos al nivel y conocimiento del oyente
sintetizar y reformar
obtener retroalimentación
Ser específico:
cantidad, que, como, cuando, cuanto
utilizar analogías y ejemplos
establecer la importancia de los puntos que tratamos
Palabra, voz y cuerpo:
sincronizar lo que estoy diciendo, con el tono de voz que uso, y el lenguaje del cuerpo que utilizo
Ajustarnos a la realidad del oyente:
ponernos en el lenguaje del otro
Pasos para una comunicación eficaz
- controlar
- no manejarse con suposiciones
- atender a las emociones del otro
- crear un clima de confianza
- no irse por las ramas
ü ser flexible
- reforzar y controlar el mensaje
Destinatarios de la información
empleados
familiares
sindicatos
mercados, medios, organismos públicos, etc.
PLEGARIA DE LA SECRETARIA
Ayúdame señor:
A tener la capacidad para contestar el teléfono amablemente y atender al mismo tiempo visitantes mientras escribo la carta que deberá estar lista en dos minutos, aunque tengo la plena corteza que apenas mañana será firmada.
No perder la paciencia si tengo que pasar horas en el archivo buscando el papel que tal cual yo sospechaba y está en el bolsillo de mi jefe.
A tener una memoria de computadora para recordar hechos que sin importancia a mi jefe hace mucho tiempo que según el estoy obligada a recordar fácilmente.
A tener la sabiduría de varios profesores universitarios aunque mis estudios han sido simplemente secundarios o técnicos.
A saber dónde está el jefe, que está haciendo y a qué hora volverá aunque eso lo sepa nadie y mucho menos su esposa.
A tener la habilidad de un mas para hacer desaparecer a las personas que mi jefe no quiere recibir, después de que he dicho no está y de repente el me habla en voz alta.
EXCUSAS QUE LA SECRETARIA DEBE REHUIR
1. No creí que fuera tan importante
2. Siempre lo hemos hecho así
3. No sabía que era urgente
4. Tengo tanto trabajo que no he podido archivar
5. Eso no me corresponde a mi
6. Nadie me dijo que lo hiciera
7. Se me olvido
8. Estoy esperando que me lo autoricen
9. Lo entregue pero no me acuerdo a quien
10. Espera a que llegue y se lo preguntas
11. Te lo había dicho
12. Pa mañana se lo tengo
13. Ese es tu trabajo no el mío
14. Mi trabajo no es ese
CLASIFICACIÓN DE LOS TEMAS SECRETARIALES
1. Cotidianidad: Se refiere a la apertura y clasificación de la correspondencia, manejo de la red telefónica solo para uso exclusivo de la empresa, planeación permanente de la empresa de la agencia personal y del jefe diaria y semanal.
2. Periodicas: Se refiere a la organización de reuniones del personal de los diferentes departamentos de la empresa y ser la interlocutora en el proceso de comunicación de la empresa.
3. Ocasionales: Preparar y reservar viajes, hoteles, visados o espacios que el jefe o la empresa lo necesiten.
7 PECADOS CAPITALES DE LA SECRETARIA
La secretaria tiene actualmente una importancia vital en todos los medios de trabajo tanto en instituciones públicas o privadas.
Cada día la secretaria influye con su actitud e inclusive con su sola paciencia para crear una empresa. Si bien es cierto que hay excelentes secretarias también debemos reconocer que existen otras que no pueden ni podrán considerase como buenos elementos.
Veamos las siete debilidades más frecuentes de algunas secretarias si usted está decidida a superarse profesionalmente evite caer en los siguientes horrores.
1. Apariencia descuidada: Se debe llegar a la oficina lista para trabajar la apariencia de una secretaria ejecutiva sinónimo de pulcritud.
2. Banquetes en las horas de trabajo: Es de mal gusto comer dentro de las horas de trabajo en el espacio exclusivo para lo laboral deja una sensación de falta de cultura decencia buenos hábitos entre otras.
3. Abuso de teléfono: Una gran parte de los negocios a asuntos oficiales se lleva a cabo por teléfono. Cuando se está bloqueando un importante medio de comunicación de la empresa o institución se forma un caos en el interior de la misma que obstaculiza el normal desarrollo de la misma. El uso, de este medio de comunicación permite identificar a las secretarias con criterio y conciencia de ética profesional.
4. Indiscreción: Cometer con otras personas los asuntos y problemas de su trabajo, constituye una falta gravísima. Una excelente secretaria debe ser leal a su jefe y a la empresa donde labora.
5. Descortesía: Ser Cortés representa educación, respecto por nosotros mismos y por los demás. Recuerde que el concepto que tengan los visitantes de la empresa se deberá un alta porcentaje al trato que usted le dé.
6. Murmuracion: La comunicación es muy importante para toda empresa o institución no se involucre en grupos que se reúnen en los pasillos para intercambiar chismes y rumores.
7. Actividades ajenas al trabajo: Las rifas, las colectas, ventas de todas las rifas son actividades prohibidas para una excelente secretaria ya que invierte mucho tiempo en distracciones y molestias en el personal de una oficina.
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