CONCEPTOS Y TIPOS DE EMPRESAS
Una empresa es una entidad económica de producción que se dedica a combinar capital, trabajo y recursos naturales con el fin de producir bienes y servicios para vender en el mercado. Las empresas pueden ser clasificadas de distintas maneras: según la forma jurídica, el tamaño, la actividad y la procedencia del capital, entre otras.
Tipos de empresas de acuerdo a su forma jurídica:
1) Unipersonal: son aquellas empresas que pertenecen a un solo individuo. Es este quien debe responder ilimitadamente con su patrimonio frente a aquellos individuos perjudicados por las acciones de la empresa.
2) Sociedad Colectiva: son las empresas cuya propiedad es de más de una persona. En estas, sus socios responden de forma ilimitada con sus bienes.
3) Cooperativas: son empresas que buscan obtener beneficios para sus integrantes y no tienen fines de lucro. Estas pueden estar conformadas por productores, trabajadores o consumidores.
4) Comanditarias: en estas empresas existen dos tipos de socios: por un lado, están los socios colectivos que participan de la gestión de la empresa y poseen responsabilidad ilimitada. Por otro, los socios comanditarios, que no participan de la gestión y su responsabilidad es limitada al capital aportado.
5) Sociedad de responsabilidad limitada (S.R.L.): en estas empresas, los socios sólo responden con el capital que aportaron a la empresa y no con el personal.
6) Sociedad anónima (S.A.): estas sociedades poseen responsabilidad limitada al patrimonio aportado y, sus titulares son aquellos que participan en el capital social por medio de acciones o títulos.
Tipos de empresa de acuerdo a su tamaño:
1) Microempresa: son aquellas que poseen hasta 10 trabajadores y generalmente son de propiedad individual, su dueño suele trabajar en esta y su facturación es más bien reducida. No tienen gran incidencia en el mercado, tienen pocos equipos y la fabricación es casi artesanal.
2) Pequeñas empresas: poseen entre 11 y 49 trabajadores, tienen como objetivo ser rentables e independientes, no poseen una elevada especialización en el trabajo, su actividad no es intensiva en capital y sus recursos financieros son limitados.
3) Medianas Empresas: son aquellas que poseen entre 50 y 250 trabajadores, suelen tener áreas cuyas funciones y responsabilidades están delimitadas, comúnmente, tienen sindicato.
4) Grandes empresas: son aquellas que tienen más de 250 trabajadores, generalmente tienen instalaciones propias, sus ventas son muy elevadas y sus trabajadores están sindicalizados. Además, estas empresas tienen posibilidades de acceder a préstamos y créditos importantes.
Y por último, de acuerdo a la actividad:
1) Empresas del sector primario: son aquellas que, para realizar sus actividades, usan algún elemento básico extraído de la naturaleza, ya sea agua, minerales, petróleo, etc.
2) Empresas del sector secundario: se caracterizan por transformar a la materia prima mediante algún procedimiento.
3) Empresas del sector terciario: son empresas en que la capacidad humana para hacer tareas físicas e intelectuales son su elemento principal.
También de acuerdo a la procedencia del capital:
1) Empresas públicas: son aquellas en las que el capital proviene del Estado, ya sea municipal, provincial o nacional.
2) Empresas privadas: su capital proviene de particulares.
3) Empresas mixtas: en este caso, el capital proviene tanto de particulares como del Estado.
CLASIFICACIÓN Y PROPÓSITOS INSTITUCIONALES DE LA ORGANIZACIÓN
La Empresa: Es una unidad productiva dedicada y organizada para la explotación de una actividad económica.
Las empresas se pueden clasificar de la siguiente manera:
• Sectores Económicos
• El origen de su capital.
• Su Tamaño
• Conformación de su capital
• El pago de impuestos
• El número de propietarios
• La función social
• La forma de explotación
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POR SECTORES ECONÓMICOS
Extractivas: Dedicadas a explotar recursos naturales.
Ejemplo: Cerrejón, ECOPETROL, Minas de Oro del Chocó.
Servicios: Entregarle sus servicios o la prestación de estos a la comunidad.
Ejemplo: Clínicas, salones de belleza, transportes.
Comercial: Desarrolla la venta de los productos terminados en la fábrica.
Ejemplo: Cadenas de almacenes Ley, La 14, Carrefour etc.
Agropecuaria: Explotación del campo y sus recursos.
Ejemplo: Hacienda, agroindustria.
Industrial: Transforma la materia prima en un producto terminado.
Ejemplo: Acerías Paz del Río, Ingenio Risaralda.
POR EL ORIGEN DEL CAPITAL
Público: Su capital proviene del Estado o Gobierno. Ejemplo: Alcaldía de Pereira, Gobernación de Risaralda.
Privado: Son aquellas en que el capital proviene de particulares. Ejemplo: Sociedades comerciales.
Economía Mixta: El capital proviene una parte del estado y la otra de particulares. Ejemplo: Bancafé, La Previsora S.A.
POR SU TAMAÑO
Grande: Su constitución se soporta en grandes cantidades de capital, un gran número de trabajadores y el volumen de ingresos al año, su número de trabajadores excede a 100 personas. Ejemplo: Comestibles La Rosa, Postobón, Gino Pascalli, etc.).
Mediana: Su capital, el número de trabajadores y el volumen de ingresos son limitados y muy regulares, número de trabajadores superior a 20 personas e inferior a 100.
Pequeñas: Se dividen a su vez en.
• Pequeña: Su capital, número de trabajadores y sus ingresos son muy reducidos, el número de trabajadores no excede de 20 personas.
• Micro: Su capital, número de trabajadores y sus ingresos solo se establecen en cuantías muy personales, el número de trabajadores no excede de 10 (trabajadores y empleados).
• Famiempresa: Es un nuevo tipo de explotación en donde la familia es el motor del negocio convirtiéndose en una unidad productiva.
POR LA EXPLOTACIÓN Y CONFORMACIÓN DE SU CAPITAL.
Multinacionales: En su gran mayoría el capital es extranjero y explotan la actividad en diferentes países del mundo (globalización). Ejemplo: Nicole
Grupos Económicos: Estas empresas explotan uno o varios sectores pero pertenecen al mismo grupo de personas o dueños. Ejemplo: Alejandro Echavarria, Manuel Mejia Jaramillo, Carlos Ardilla Lulle, Manuel Carvajal Sinisterra, Jimmy Mayer, Eduardo Santos, Hernando Caicedo Caicedo, Fernando Mazuera, Julio Mario Santo Domingo y Luis Carlos Sarmiento Angulo.
Nacionales: El radio de atención es dentro del país normalmente tienen su principal en una ciudad y sucursales en otras.
Locales: Son aquellas en que su radio de atención es dentro de la misma localidad.
POR EL PAGO DE IMPUESTOS
Personas Naturales: El empresario como Persona Natural es aquel individuo que profesionalmente se ocupa de algunas de las actividades mercantiles, la Persona Natural se inscribe en la Cámara de Comercio, igualmente se debe hacer con la Matrícula del Establecimiento Comercial.
Están obligados a pagar impuestos, su declaración de renta aquí le corresponde a trabajadores profesionales independientes y algunos que ejercen el comercio.
Los libros que se deben inscribir ante Cámara y Comercio son: Libro de Registro de Operaciones Diarias, Libro de Inventario y de Balances y Libro Mayor y de Balances. •
Sucesiones Ilíquidas: En este grupo corresponde a las herencias o legados que se encuentran en proceso de liquidación.
Régimen Simplificado: Pertenecen los comerciantes que no llenan requisitos que
Exige la DIAN. Ejemplo: Las pequeñas tiendas, no están obligados a llevar contabilidad.
Régimen Común: Empresas legalmente constituidas y sobrepasan las limitaciones del régimen simplificado, deben llevar organizadamente su contabilidad.
Gran Contribuyente: Agrupa el mayor número de empresas con capitales e ingresos compuestos en cuantías superiores a los miles de millones de pesos. Son las más grandes del país.
POR EL NÚMERO DE PROPIETARIOS
Individuales: Su dueño es la empresa, por lo general es él solo quien tiene el peso del negocio.
Unipersonales: Se conforma con la presencia de una sola Persona Natural o Jurídica, que destina parte de sus activos para la realización de una o varias actividades mercantiles.
Su nombre debe ser una denominación o razón social, seguida de la expresión "Empresa Unipersonal" o de la sigla "E.U", si no se usa la expresión o su sigla, el contribuyente responde con todos sus bienes aunque no estén vinculados a la citada empresa.
Sociedades: Todas para su constitución exigen la participación como dueño de más de una persona lo que indica que mínimo son dos (2) por lo general corresponden al régimen común.
POR LA FUNCIÓN SOCIAL
Con Ánimo de Lucro: Se constituye la empresa con el propósito de explotar y ganar más dinero.
Trabajo Asociado: Grupo organizado como empresa para beneficio de los integrantes E.A.T.
Sin Ánimo de Lucro: Aparentemente son empresas que lo más importante para ellas es el factor social de ayuda y apoyo a la comunidad.
Economía Solidaria: En este grupo pertenecen todas las cooperativas sin importar a que actividad se dedican lo más importante es el bienestar de los asociados y su familia.
PROPÓSITOS O VALORES INSTITUCIONALES DE LA EMPRESA
La empresa al actuar dentro de un marco social e influir directamente en la vida del ser humano, necesita un patrón o sistema de valores deseables que le permita satisfacer las necesidades del medio en el que actuar y operar con ética.
Toda empresa progresista debe perseguir valores institucionales, ya que al conseguirlos incide directamente en su progreso, los valores institucionales de la empresa son:
1. Económicos: tendientes a lograr beneficios monetarios:
• Cumplir con los intereses monetarios de los inversionistas.
• Cubrir los pagos a acreedores por intereses sobre préstamos concebidos.
• Mantener el capital a valor presente.
• Obtener beneficios arriba de los intereses bancarios para repartir utilidades a inversionistas.
• Reinvertir en el crecimiento de la empresa.
2. Sociales: aquellos que contribuyen al bienestar de la comunidad:
• Satisfacer las necesidades de los consumidores con bienes o servicios de calidad.
• Incrementar el bienestar socioeconómico de una región al consumir materias primas y servicios; y al crear fuentes de trabajo.
• Cubrir, mediante organismos públicos o privados, seguridad social.
• Contribuir al sostenimiento de los servicios públicos mediante el pago de cargas tributarias.
• Mejorar y conservar la ecología de la región, evitando la contaminación ambiental.
• Producir productos y bienes que no sean nocivos al bienestar de la comunidad.
3. Técnicos: dirigidos a la optimización de la tecnología:
• Utilizar conocimientos más recientes y las aplicaciones tecnológicas más modernas en las diversas áreas de la empresa.
• Propiciar la investigación y mejoramiento de técnicas actuales para la creación de tecnología nacional.
• Investigar las necesidades del mercado para crear productos y servicios competitivos.
MISIÓN DE UNA EMPRESA
Es la razón de ser de la empresa, el motivo por el cual existe. Así mismo es la determinación de la/las funciones básicas que la empresa va a desempeñar en un entorno determinado para conseguir tal misión.
En la misión se define: la necesidad a satisfacer, los clientes a alcanzar, productos y servicios a ofertar.
Características de una misión
Las características que debe tener una misión son: amplia, concreta, motivadora y posible.
Elementos que complementan la misión
Con la misión conoceremos el negocio al que se dedica la empresa en la actualidad, y hacia qué negocios o actividades puede encaminar su futuro, por lo tanto también debe ir de la mano con la visión y los valores.
Visión: les un elemento complementario de la misión que impulsa y dinamiza las acciones que se lleven a cabo en la empresa. Ayudando a que el propósito estratégico se cumpla.
Valores: en la misión también deben estar involucrados los valores y principios que tienen las empresas, para que todo aquel que tenga algo que ver con la organización (trabajadores, competidores, clientes, etc.) sepa las características de la misma.
Tipos de misión
Misiones muy amplias: este tipo permite dejar unos márgenes de actuación muy flexibles a la empresa, lo que puede ocasionar confusión, porque los miembros de la empresa no tiene muy claro la visión de la organización.
Misiones muy estrechas: el limitar la capacidad de desarrollo a futuro de la organización, permite que ésta se centre en una sola dirección, evitando confusiones.
La importancia de la misión
Es esencial que la misión de la empresa se plantee adecuadamente por que permite:
• Definir una identidad corporativa clara y determinada, que ayuda a establecer la personalidad y el carácter de la organización, de tal manera que todos los miembros de la empresa la identifiquen y respeten en cada una de sus acciones.
• Da la oportunidad de que la empresa conozca cuales son sus clientes potenciales, ya que una vez que se ha establecido la identidad corporativa, los recursos y capacidades, asi como otros factores de la empresa; es mucho más fácil acercarse a aquellos clientes que fueron omitidos en la formulación de la estrategia.
• Aporta estabilidad y coherencia en la operaciones realizadas,el llevar una misma linea de actuación provocará credibilidad y fidelidad de los clientes hacia la empresa; logrando un relación estable y duradera entre las dos partes.
• La misión también nos indica el ámbito en el que la empresa desarrolla su actuación, permitiendo tanto a clientes como a proveedores así como a agentes externos y a socios, conocer el área que abarca la empresa.
• Define las oportunidades que se presentan ante una posible diversificación de la empresa.
Como identificar la misión de su empresa
Existen una serie de aspectos que le pueden ayudar a identificar la misión de su compañía, tales como :
Campo de actividad: especificando los negocios en los cuales se centrara la actividad de la empresa , identificando y analizando los productos y mercado de la organización.
Capacidades que están a disposición de la empresa o pueden llegar a estarlo. A través de los recursos y capacidades con los que cuenta la organización se puede saber qué ventajas competitivas se pueden alcanzar.
En los casos en que la empresa cuenta con varios productos que comercializar y en diferentes mercados, es más complicado identificar cual es la misión, por lo tanto hay que desarrollar recursos y capacidades centrándose en los factores de éxito de cada mercado.
Sugerencias para su misión
* Cuando elabore su misión, trate de hacerla planificada, sólida y completa.
*Asegúrese de que la misión sea comunicada a toda la organización(clientes de la empresa, a los trabajadores, proveedores, administraciones públicas y a todos los campos en los que la organización tenga algo que ver) de manera motivante y entusiasta, utilizando una comunicación simple, concisa y fácilmente comprensible.
* Recuerde que al elaborar su misón, la imagen de credibilidad ha de estar presente en todo momento.
* De vez en cuando es conveniente repetir la declaración de la misión, para recordar a los integrantes de la organización, que el futuro deseado es posible.
VISIÓN DE UNA EMPRESA
Se refiere a lo que la empresa quiere crear, la imagen futura de la organización.
La visión es creada por la persona encargada de dirigir la empresa, y quien tiene que valorar e incluir en su análisis muchas de las aspiraciones de los agentes que componen la organización, tanto internos como externos.
La visión se realiza formulando una imagen ideal del proyecto y poniéndola por escrito, a fin de crear el sueño (compartido por todos los que tomen parte en la iniciativa) de lo que debe ser en el futuro la empresa.
Una vez que se tiene definida la visión de la empresa, todas las acciones se fijan en este punto y las decisiones y dudas se aclaran con mayor facilidad. Todo miembro que conozca bien la visión de la empresa, puede tomar decisiones acorde con ésta.
Importancia de la visión
La importancia de la visión radica en que es una fuente de inspiración para el negocio, representa la esencia que guía la iniciativa, de él se extraen fuerzas en los momentos difíciles y ayuda a trabajar por un motivo y en la misma dirección a todos los que se comprometen en el negocio.
En sectores maduros, la importancia de la visión es relativa, no tiene mucha trascendencia, pero en sectores nuevos, el correcto planteamiento de la visión es esencial para conseguir lo que la empresa quiere.
Ventajas que tiene el establecer una visión
+ Fomenta el entusiasmo y el compromiso de todas las partes que integran la organización.
+ Incentiva a que desde el director general hasta el último trabajador que se ha incorporado a la empresa, realicen acciones conforme a lo que indica la visión. Recordando que los mandos superiores tienen que predicar con el ejemplo.
+ Una adecuada visión, evita que se le hagan modificaciones, de lo contrario cualquier cambio esencial dejaría a los componentes de la empresa sin una guía fiable, fomentando la inseguridad general.
El propósito estratégico como parte de la visión
Una vez que la visión ha sido creada e integrada en la actividad diaria de la empresa, aparece el propósito estratégico. Éste se refiere a buscar aspectos mas concretos de la visión, materializándola.
Las características esenciales del propósito estratégico son :
- Plantear metas muy ambiciosas que llevarán a la compañía a un éxito total.
- Tener una visión estable, si modificaciones.
- Todos hacia una misma visión: cada uno de los recursos que componen la organización tiene que involucrarse totalmente en la búsqueda de la visión. Para ello desarrollarán todos los esfuerzos que estén a su alcance, compartiendo momentos de euforia y de crisis.
LOS OBJETIVOS DE UNA EMPRESA
Los objetivos de una empresa son resultados, situaciones o estados que una empresa pretende alcanzar o a los que pretende llegar, en un periodo de tiempo y a través del uso de los recursos con los que dispone o planea disponer.
Establecer objetivos es esencial para el éxito de una empresa pues éstos establecen un curso a seguir y sirven como fuente de motivación para los miembros de la misma.
Pero además de ello, otras ventajas de establecer objetivos para una empresa son:
• permiten enfocar esfuerzos hacia una misma dirección.
• sirven de guía para la formulación de estrategias.
• sirven de guía para la asignación de recursos.
• sirven de base para la realización de tareas o actividades.
• permiten evaluar resultados al comparar los resultados obtenidos con los objetivos propuestos y, de ese modo, medir la eficacia o productividad de la empresa, de cada área, de cada grupo o de cada trabajador.
• generan coordinación, organización y control.
• generan participación, compromiso y motivación y, al alcanzarlos, generan satisfacción.
• revelan prioridades.
• producen sinergia.
• disminuyen la incertidumbre.
Características de los objetivos
Para que los objetivos de una empresa permitan obtener los beneficios descritos anteriormente, deben contar con las siguientes características:
Medibles
Deben ser mensurables, es decir, ser cuantitativos y estar ligados a un límite de tiempo. Por ejemplo, a diferencia del objetivo “aumentar las ventas”, un objetivo medible sería “aumentar las ventas en un 20% para el próximo mes”. Sin embargo, es posible utilizar objetivos generales como el de “aumentar las ventas”, pero siempre y cuando éstos estén acompañados de objetivos medibles que en conjunto permitan alcanzar los generales.
Claros
Deben tener una definición clara, entendible y precisa. No deben prestarse a confusiones ni dejar demasiados márgenes de interpretación
Alcanzables
Deben ser factibles. Deben estar dentro de las posibilidades de la empresa, teniendo en cuenta la capacidad y los recursos (humanos, financieros, tecnológicos, etc.) con los que cuenta, así como la disponibilidad del tiempo necesario para cumplirlos.
Desafiantes
Deben ser retadores (aunque realistas). No deben ser algo que de todas maneras sucederá, sino algo que signifique un desafío o un reto. Objetivos poco ambiciosos no son de mucha utilidad ni proporcionan mayor motivación, aunque objetivos fáciles al principio pueden servir de estímulo para no abandonar el camino apenas éste se haya iniciado.
Realistas
Deben ser realistas y razonables. Deben tener en cuenta las condiciones y circunstancias del entorno en donde se pretenden cumplir, así como la capacidad y los recursos de la empresa. Por ejemplo, a diferencia del objetivo “aumentar de 10 a 1000 empleados en un mes”, un objetivo realista sería “aumentar de 10 a 20 empleados en un mes”.
Coherentes
Deben estar alineados y ser coherentes con otros objetivos y con la visión, la misión, las políticas, la cultura y los valores de la empresa.
Tipos de objetivos
Existen diferentes tipos de objetivos en una empresa, los cuales pueden ser clasificados de acuerdo a su naturaleza, jerarquía y alcance de tiempo.
De acuerdo a su naturaleza, los objetivos se clasifican en:
a. Objetivos generales
También conocidos como objetivos genéricos, son objetivos basados en expresiones generales o genéricas. Algunos ejemplos de objetivos generales o genéricos son:
• ser la empresa líder del mercado.
• incrementar las ventas.
• aumentar los ingresos.
• generar mayores utilidades.
• obtener una mayor rentabilidad.
• lograr una mayor participación en el mercado.
• ser una marca líder en el mercado.
• ser una marca reconocida en el mercado.
• aumentar el número de vendedores.
• aumentar el número de activos.
• crecer.
• sobrevivir.
Dentro de los objetivos generales se encuentra la visión de la empresa, la cual es el principal objetivo general que persigue una empresa.
b. Objetivos específicos
Son objetivos concretos expresados en términos de cantidad y tiempo. Los objetivos específicos son necesarios para alcanzar los objetivos generales. Algunos ejemplos de objetivos específicos son:
• incrementar las ventas mensuales en un 20%.
• vender 10 000 productos antes de finalizar el año.
• generar utilidades mayores a US$20 000 para el próximo periodo.
• obtener una rentabilidad anual del 25%.
• lograr una participación de mercado del 20% para el segundo semestre del año.
• producir un rendimiento anual del 14% sobre la inversión.
• aumentar la eficiencia de la producción en un 20% para el próximo año.
• triplicar la producción antes de acabar el periodo.
• aumentar el número de trabajadores de 10 a 12 en un mes.
• reducir el nivel de ausentismo de los trabajadores en un 5% antes de finalizar el año.
• adquirir 2 nuevas maquinarias para el segundo semestre.
• abrir 3 nuevos locales comerciales para el primer trimestre del próximo año.
En ocasiones, a los objetivos específicos se les conoce como metas.
De acuerdo a su jerarquía, los objetivos se clasifican en:
a. Objetivos estratégicos
También conocidos como objetivos organizacionales, son objetivos que consideran a la empresa como un todo y que sirven para definir el rumbo de ésta. Son formulados por los dueños o los altos directivos de la empresa. Normalmente son generales y de largo plazo. Cada objetivo estratégico requiere una serie de objetivos tácticos.
b. Objetivos tácticos
También conocidos como objetivos departamentales, son objetivos que se dan a nivel de áreas o departamentos. Son formulados por los directivos o los gerentes de la empresa. Normalmente son de mediano plazo. Se establecen en función de los objetivos estratégicos. Cada objetivo táctico requiere una serie de objetivos operacionales
c. Objetivos operacionales
Son objetivos que se dan a nivel de operaciones. Comprenden las tareas o actividades de cada área. Son formulados por los gerentes de áreas o los administradores. Normalmente son específicos y de corto plazo. Se establecen en función de los objetivos tácticos.
De acuerdo a su alcance de tiempo, los objetivos se clasifican en:
a. Objetivos de largo plazo
Se formulan generalmente para un periodo de cinco años y tres como mínimo.
b. Objetivos de mediano plazo
Se formulan generalmente para un periodo de uno a tres años.
c. Objetivos de corto plazo
Se formulan generalmente para un plazo no mayor de un año.
Recomendaciones sobre el uso de objetivos
Para finalizar veamos algunos consejos relacionados con el uso de objetivos:
• se deben establecer objetivos generales, pero siempre y cuando éstos sirvan de referencia para establecer objetivos específicos. Establecer solamente objetivos generales puede generar confusión y falta de conciencia de hacia dónde realmente se quiere ir. Siempre es necesario acompañarlos con objetivos específicos.
• es necesario establecer objetivos para la empresa en general, para cada área o departamento, y para cada equipo de trabajo. Los objetivos para cada equipo se establecen en función de los objetivos de cada área, y los objetivos de cada área se formulan en función de los objetivos de la empresa.
• los objetivos de un área o departamento deben ser coherentes con los objetivos de otras áreas o departamentos. Por ejemplo, no sería coherente que producción establezca como objetivo aumentar el número de productos fabricados si marketing no cuenta con los recursos necesarios para vender los productos adicionales.
• los objetivos deben ser comunicados en todos los niveles de la empresa. Se les debe comunicar y hacérseles recordar permanentemente a quienes corresponda.
• siempre se deben establecer prioridades al momento de cumplir los objetivos. Se deben cumplir primero los objetivos más importantes, relevantes o urgentes, y dar prioridad a los objetivos estratégicos antes que los tácticos, y a los tácticos antes que a los operacionales.
• los objetivos no deben ser estáticos. Se debe tener la suficiente flexibilidad como para adaptarlos a los cambios inesperados que podrían suceder en el entorno como, por ejemplo, los cambios repentinos en los gustos o preferencias de los consumidores como producto de nuevas modas.
• una vez establecidos, los objetivos deben ser revisados periódicamente para asegurarse de que aún sigan siendo los resultados que pretende alcanzar la empresa o sigan siendo acordes a las condiciones del entorno, y cambiarlos o modificarlos en caso de ser necesario.
• Definición de Política empresarial
La política de una organización es una declaración de principios generales que la empresa u organización se compromete a cumplir. En ella se dan una serie de reglas y directrices básicas acerca del comportamiento que se espera de sus empleados y fija las bases sobre cómo se desarrollarán los demás documentos (manuales, procedimientos… ) de la empresa.
Una buena política no debe de ocupar más de una o dos páginas y no debe incluir detalles. Simplemente se deben enumerar las líneas generales que definen la filosofía de la empresa, como pueden ser por ejemplo el compromiso de cumplir la legislación, la voluntad de crear un buen ambiente de trabajo, la implantación de sistemas de mejora continua, la definición de objetivos ambiciosos, la necesidad de gestionar las actividades por procesos y de hacer caso a los procedimientos, la expectativa de minimizar el impacto ambiental mediante una buena gestión de los recursos, etc.
Una vez creada la política, ésta debe quedar documentada y ser incluida en el Manual de Calidad o en el Manual Gestión Integral de la empresa. Además, la política debe ser distribuida y conocida por los empleados, debe ser implementada y servir como punto de partida a la hora de redactar el resto de documentos de la compañía. Por ejemplo, si en la política se habla del “cumplimiento de la legislación”, el resto de los procedimientos deben poner énfasis en que esto se cumple, de otro modo estarían incumpliendo ese principio marcado por la empresa.
Tipos de Políticas
Existen varios tipos de política en función de su alcance:
– Políticas generales: Son políticas que alcanzan a toda la organización y marcan sus líneas generales. Deben ser conocidas por todos y servir de guía. Una buena política general deberá ser acorde con la estrategia fijada por la empresa y servir de referencia para la elaboración del resto de políticas departamentales y específicas.
– Políticas departamentales: Son los principios a seguir de cada departamento o servicio. Las más comunes son la Política de Calidad donde se fijan los principios y objetivos de calidad a alcanzar, la Política Medioambiental donde se habla de ser responsable, gestionar y minimizar el impacto ambiental y la Política de Prevención de Riesgos Laborales (PRL) o de Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) donde se habla de conseguir condiciones de trabajo dignas y minimizar los riesgos de accidentes.
Otras políticas menos frecuentes, pero también presentes en algunos sectores, son la Política sobre Responsabilidad Social Corporativa, la Política de Seguridad Física, la Política de Gestión de Cambios, o de gestión de la información y del conocimiento.
– Políticas específicas: Este último tipo de políticas son principios fijados para actividades y proyectos concretos hechas a medida de los mismos.
Políticas integradas
En la puesta en práctica, hay muchas organizaciones que tienen implantadas conjuntamente la ISO9001, ISO14001, OHSAS18001 y otras normas. En este caso lo normal es tener un Sistema de Gestión Integrado (en el llamado “Manual de Gestión Integrada”) donde se contemple en un mismo documento Calidad, Medio Ambiente y/o Prevención de Riesgos Laborales – Seguridad y Salud en el Trabajo. En estas situaciones se puede crear una política global que contemple todos los puntos anteriormente descritos y que dé cumplimiento a todas las normas de una sola vez.
METAS DE LA EMPRESA
Sin duda, para el éxito de cualquier empresa es fundamental establecer metas, especialmente para aquellos empresarios que podrían distraerse en el camino hacia el éxito.
En palabras simples, las metas dirigen las acciones y le proporcionan un objetivo. Adicionalmente, sirven para medir el éxito de su empresa. De acuerdo con esto, la manera de enfocar el establecimiento de metas será determinante para lograr las metas propuestas por cada empresario.
Muchos concuerdan en que las metas son importantes, sin embargo pocas personas escriben sus metas o tienen planes de acción que les permitan conseguirlas. Por esto, recuerde que establecer metas es cada vez más fácil, ya que cuando haya establecido metas y las haya logrado, se sentirá impulsado a establecer aún más.
Existen una serie de sugerencias y consejos que aparecen a continuación, que le ayudarán a establecer sus metas.
Establezca metas a corto y a largo plazo. Una buena forma de comenzar, es establecer metas mensuales, trimestrales, anuales y hasta metas a 3 años o a 5 años. Una buena forma de generar metas a corto plazo es tener en cuenta las metas a largo plazo. Por ejemplo, ¿Desea ganar alguna cantidad determinada o desea tener un número determinado de clientes antes de un momento en particular? En caso de que este proceso le cueste o no consiga fijar de manera clara e inmediata las metas, tómese unos minutos y piense sobre la meta profesional que desearía lograr.
Una vez que haya determinado metas a largo plazo, puede trabajar hacia atrás. Si tiene como meta ganar una determinada cantidad de dinero, es aconsejable que cree una lista con lo que debe hacer para ganar ese dinero. Si enfrenta dificultades al crear la lista, pídales ayuda a sus colegas o amigos.
Una vez que haya finalizado la lista, organice esos pasos en metas.
Una segunda recomendación, es fijar metas específicas y que se puedan medir con un plazo límite como por ejemplo: Obtener 20 nuevos clientes, ya que todas las metas deben ser específicas y cuantificables y deben tener un plazo (obtener 20 clientes antes de noviembre).
Sea realista, ya que muchas veces los empresarios establecen metas que son demasiado fáciles de lograr. Si usted se encuentra en esta categoría, intente fijarse desafíos. Si generalmente intenta agregar un nuevo cliente cada trimestre, inténtelo con dos o tres clientes.
Sea pertinente, ya que las metas deben ayudarlo a lograr un objetivo específico. Evite tener como metas acciones que sólo lo mantendrán ocupado pero no son adecuadas para el éxito de la empresa. Es decir, que si no crea o fija metas valiosas, no hará el esfuerzo necesario para lograrlas.
Sea paciente y persistente. Esto fundamental, ya que muchas veces el sistema de establecer metas no funciona porque no logra demasiado de lo que escribe. Para conseguir esto, establezca metas durante varios meses, y verá cómo mejoran las capacidades relacionadas con establecer metas.
Revise sus metas constantemente. Recuerde siempre mantener a la vista las metas semanales o las demás metas a corto plazo. Un buen consejo es mantenerlas impresas en su escritorio, por ejemplo. De esta manera, podrá saber día qué debe lograr. Siempre observe las metas anuales mensualmente para ver si está en el camino correcto.
Un recomendación final, es que si el enfoque de la empresa cambia, no tema alterar los objetivos planteados, ya que la flexibilidad es un componente fundamental para establecer metas.
LISTA DE CHEQUEO
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